Zavedením SAP-u v Bratislavskej vodárenskej spoločnosti sa zlepšila flexibilita, spresnili rozhodovacie procesy aj služby klientom. Za tento projekt získala Bratislavská vodárenská spoločnosť v spolupráci s gd-Team a Infra Services striebornú medailu prestížnej súťaže SAP Quality Awards 2018 v regióne strednej a východnej Európy.
Bratislavská vodárenská spoločnosť – to nie sú iba desaťtisíce klientov, ktorým treba každý deň zabezpečiť dodávku vody, pomôcť s riešením prípadných mimoriadnych udalostí, so zapojením nových odberných miest alebo pravidelne posielať faktúry. Zároveň sa treba starať o tisíce kilometrov potrubí a vodárenskej infraštruktúry, ktorú treba udržiavať v čo najlepšom stave, aby neprichádzalo k nákladným a aj pre klientov nepríjemným haváriám.
Spravovať takú rozsiahlu databázu údajov a vzťahov bez dobrého informačného systému nie je efektívne. „Kvalitné komplexné riešenia v oblasti podnikových informačných systémov sú v dnešnej dobe nevyhnutnosťou,“ hovorí Zsolt Lukáč, generálny riaditeľ BVS a predseda Predstavenstva Infra Services, a.s., ktorá – ako dcérska spoločnosť BVS – proces implementácie nového IT systému v spoločnosti zastrešovala.
Možností bolo viac
Vodárenská spoločnosť sa už od roku 2012 zaoberala myšlienkou, ako ďalej postupovať v oblasti IT riešení. Mohol byť upgradovaný existujúci systém alebo „na kľúč“ podľa potrieb firmy vytvorené úplne nové komplexné IT riešenie. Zároveň sa zvažovala aj implementácia systému na báze SAP, ktorý v celej Európe používa už takmer osemdesiat percent významných dodávateľov v oblasti sieťových odvetví. Práve toto štandardizované riešenie sa ukázalo ako najvýhodnejšie. „Nebola to ľahká úloha, lebo vodu ani firmu, ako je Bratislavská vodárenská spoločnosť, nemôžete na chvíľu vypnúť a klientom povedať: prosím, vydržte, my teraz meníme náš IT systém,“ spomína Lukáč. Kľúčové preto bolo nájsť odborného garanta, ktorý vie riešenia SAP implementovať, má s podobnými projektmi dostatok reálnych skúseností a pracovníkov.
Testovací model
„Do projektu sme vstúpili s viac ako desaťročnými referenciami z nemeckého trhu, kde sme pomáhali integrovať SAP vo viacerých utility spoločnostiach,“ hovorí Erik Gottschall, riaditeľ spoločnosti gd-Team, a.s. Cieľom bolo čo najviac zefektívniť procesy v spoločnosti tak, aby boli informácie jednoducho dostupné a práca s nimi bola efektívna. Ako najefektívnejšie riešenie sa ukázala kombinácia modulu na riadenie podnikových zdrojov ERP s modulom vyvinutým spoločnosťou SAP špeciálne pre spoločnosti zaoberajúce sa poskytovaním sieťových služieb vo vodárenstve.
„Aby sme si overili, či takýto systém bude klientovi vyhovovať, pripravili sme plne funkčný pilotný projekt, ktorý sme otestovali na reálnych dátach a v neskorších fázach implementácie sa nám veľmi osvedčil,“ hovorí E. Gottschall.
Je náročné byť iný
Veľkou výhodou navrhnutého riešenia je, že pracuje so štandardizovanými procesmi, ktoré fungujú aj inde v Európe. „Ak niečo robíte úplne inak ako všetci, ste síce jedinečný, no na druhej strane je takéto riešenie finančne aj odborne veľmi náročné. Najväčšou nevýhodou však je, že pri vlastnom riešení nemôžete využiť skúsenosti ostatných,“ hovorí Milan Hutkai, generálny riaditeľ Infra Services, a.s. Dnes nasadený systém sa síce prispôsobil potrebám spoločnosti, ale zároveň sa niektoré procesy vnútri firmy museli prispôsobiť novému systému. „Klientovi sme to takto navrhli nie preto, že by nebolo možné systém upraviť, ale preto, že takéto riešenie bude v konečnom dôsledku lepšie aj pre neho samotného,“ vysvetľuje E. Gottschall.
Proces implementácie však nebol jednoduchý. Časť zamestnancov sa, prirodzene, obávala zmien. „Naši pracovníci strávili mnoho hodín s radovými zamestnancami BVS, pomáhali im adaptovať sa na nový systém a objasňovali im, prečo sa niektoré veci budú teraz robiť inak, ako sa robili v minulosti,“ hovorí E. Gottschall. Veľmi dôležité taktiež bolo, že za projektom stálo celé vedenie spoločnosti. „Je prirodzené, že pri takýchto zmenách sa medzi zamestnancami firmy prechádzajúcej na nový IT systém nájdu aj hlasy neistoty – o to dôležitejšie je presvedčenie vedenia spoločnosti, že ide dobrým smerom a že zmena vo výsledku firme pomôže,“ hovorí M. Hutkai.
Ostrý štart
Vďaka nasadeniu všetkých zainteresovaných strán sa ostrý štart systému spustil v plánovanom termíne – na prelome rokov 2017 a 2018. „Podarilo sa nám ľudí nadchnúť pre zmenu a aj radoví zamestnanci BVS a Infra Services začali prechod na nový IT systém vnímať ako svoj projekt. Dokonca mi jeden zamestnanec klienta volal aj na prvý sviatok vianočný a preberal so mnou technické detaily, ktoré ho zaujímali, aj keď to nebola jeho zodpovednosť,“ spomína E. Gottschall.
Pozitívne výsledky sa dostavili čoskoro po spustení systému. „Systém ponúkol nové funkcionality, ktoré zefektívňujú výkon realizácie podnikových procesov spolu s využívaním informácií a poskytovaním služieb zákazníkom,“ vysvetľuje Ľudovít Lauko, vedúci odboru informatiky BVS. Nový systém je odolnejší voči „ľudským chybám“, keďže obsahuje kontrolné mechanizmy eliminujúce duplicity alebo možnosti nekorektného zadávania údajov, a je aj efektívnejší pri poskytovaní služieb. Napríklad procesy súvisiace s obsluhou zákazníkov sa zautomatizovaním viacerých úkonov skrátili, čo prispelo k celkovému zrýchleniu vybavovania klientov.
Pridajte komentár