Pracujte so svojimi dátami v oblaku. Prechod na cloudové služby sa totiž vyplatí

Cloudové služby sú tvorené s myšlienkou ľahšej a rýchlejšej spolupráce medzi pracovníkmi firmy, ale aj ďalšími externými subjektmi a klientami. Pomocou nich môžu mať subjekty riadený a bezpečný prístup k potrebným dátam a súborom, a to v plnom súlade s ich ochranou a smernicami GDPR.

Prax ukazuje, že na Slovensku je zanedbávaná ochrana dátových úložísk, ktoré sú voľne prístupné, nezálohované, či nechránené heslom. Majiteľ firmy alebo bežný užívateľ to môže vyriešiť cloudovým úložiskom, ktoré zabezpečí nepretržitú starostlivosť o citlivé dáta.

Samotný prechod do cloudu je veľmi jednoduchý. Existujú IT firmy, ktoré majú na všetko pripravené štandardizované postupy, a poskytnú aj školenie na zorientovanie sa. Všetky nové funkcie cloudových služieb tak jeho užívateľa odbremenia od opakovaných a zbytočných úkonov.

Počas  pandémie boli zavedené cloudové služby aj do niektorých materských škôl, a to bez komplikácii. Pre školy Microsoft Office 365 zadarmo a TEAMS zadarmo aj počas pandémie COVID-19 – SANDING s.r.o.  

Odpovede ku cloudovým službám a ich benefitoch zostavil špecialista v tejto oblasti, Andrej Blanárik:

Musím byť stále pripojený na internet pri používaní cloudových služieb MS365?

Nie, nemusíte, pretože súbory si viete zosynchronizovať (nakopírovať) aj do vášho počítača. Pracovať tak môžete s nimi offline aj online. Dobrou správou je, že po pripojení na internet sa vaše súbory sami nakopírujú aj do cloudu. 

Potrebujem na prácu v cloude rýchle a silné internetové pripojenie? 

Takéto pripojenie nie je nevyhnutnosťou, a postačí aj bežné pripojenie. Spoľahlivý prenos údajov vám totiž zabezpečí program OneDrive. 

Čo ak mám v počítači veľa súborov? Zmestia sa mi do cloudového úložiska?

Zatiaľ sme v praxi nestretli s nikým, kto by dokázal vyčerpať kapacitu svojho cloudového úložiska v MS365. K dispozícii je totiž bežne 1TB (1000GB) úložnej kapacity, ktorú sme schopní rozšíriť až na 5TB pre každého užívateľa. Napríklad, ak tvoríte skupinu 10 užívateľov s predplatným, máte spolu 10TB na ukladanie osobných dát. 

Bojím sa uložiť si svoje dáta do cloudu. Čo keď mi zmiznú? 

Je dôležité si uvedomiť, že pri ukladaní dát vo vašom počítači alebo na server máte oveľa väčšiu šancu zlyhania a straty dát ako v cloudovom úložisku. V cloude sú dáta rozložené na viacerých diskoch a systémoch v rámci vybraného hostingového centra. Navyše si môžete rozšíriť ochranu na automatické uloženie vašich dát aj do iného hostingového centra v inom štáte, alebo aj kontinente. Ak sa bojíte úplného zlyhania prevádzkovateľa, samozrejme si môžete dáta zálohovať rovnako ako to robíte teraz. A tým sa zabezpečiť ešte lepšie pred stratou. Všetky potrebné služby a informácie vieme dodať na kľúč. (Útoky hackerov smerujú v 43% na malé a stredné podniky, uvádza Microsoft What small businesses need to know about cybersecurity (microsoft.com)).

Čo ak sa k mojim dátam dostane neoprávnená osoba – hacker? 

Cloudové služby sú vyvíjané s ohľadom na bezpečnosť. Investície do ochranných opatrení sú obrovské a koncentrované. Neporovnateľne prevyšujú akékoľvek investície, ktoré si môže dovoliť individuálna osoba alebo firma. Už základné cloudové služby majú vysokú úroveň zabezpečenia ako sú silné heslá, overenie identity pomocou SMS/telefónneho čísla, či šifrovanie dát. Kto chce vyššiu bezpečnosť má k dispozícii celý rad doplnkových služieb na tento účel. (Microsoft uvádza na svojej stránke Securing the cloud | Microsoft Story Labs  investíciu 1mld USD ročne do budovanie bezpečnosti cloudových služieb.) 

Prečo by som ho mal preniesť svoj email systém do cloudovej služby, ak mi ten postačuje? 

V cloudovej službe hneď získate k mailovej schránke funkcie ako kalendár, kontakty a úlohy. Jasné, méte to aj v gmaily. Pridanou hodnotou sú však skupinové funkcie akými sú zdieľané emailové schránky, kontakty a kalendáre. Najžiadanejší je spoločný firemný adresár kontaktov, a kalendár na zdieľanie dovolenie a PNiek. Navyše všetky ďalšie cloudové služby sú silne previazané na emailovú adresu, kalendár a kontakty. Výhodou je aj to, že funkcia ako TEAMS funguje na 100%. Preto odporúčam integrovanie emailu do cloudovej služby, pretože iba tak sa dá očakávať jej plné využitie. Ďalším dôvodom je aj veľké úložisko 50GB na každú mailovú schránku s možnosťou doobjednať si neobmedzené archívne úložisko. 

REKLAMA

Ako odoslať šifrovaný email? 

Pre cloudovú službu postavenú na Outlooku a Exchange Online to nie je žiaden problém so správnou licenciou. V bežnom Outlooku sa povolí funkcia šifrovania emailov, a hneď môžete bezpečne posielať kontrakty alebo iné chránené údaje, ktoré by inak mohli byť zachytiteľné počas prenosu adresátovi.  

Ako je to s Excel tabuľkami alebo wordovými dokumentmi, na ktorých pracujú viacerí súčasne? 

Bežná prax je, že sa súbor ukladáte na server, alebo v horšom prípade vznikajú desiatky kópii odosielaných hore dole emailom. Nikto nevie, ktorá je posledná verzia. S cloudovou službou môžete pracovať na jednom a aktuálnom súbore, ktorý je zdieľaný s potrebnými účastníkmi. Navyše na ňom môžete pracovať viacerí v jednom čase, a priamo vidieť, kto práve čo píše. 

Čo ponúkajú cloudové služby pri online stretnutiach? 

Hovor, videohovor alebo telekonferenciu pre viacerých účastníkov zorganizujete do pár sekúnd.  Postačuje k tomu bežný notebook, alebo počítač s kamerou a sluchátkami. Stretnutia môžu byť aj kombinované, teda niektorí účastníci môžu byť na mieste, a iný online na diaľku. Takto väčšie firmy už niekoľko rokov šetria náklady na dopravu a ubytovanie aj bez pandemických opatrení. 

Ako je na tom cloud a uhlíková stopa? Nebudem neviditeľne devastovať prírodu, keď neuvidím spotrebu serverov a úložísk? 

V dnešnej dobe sú prístupné certifikáty uhlíkovej stopy. A tie nám ukazujú, že bežný server používaný v slovenských firmách zanechá za 4 roky približne 4000kg CO2. Naopak cloudové strediská smerujú k uhlíkovej neutralite, alebo dokonca k negatívnej stope. Vedeli ste, že už dnes Microsoft ukladá svoje dátové strediská do pevných kontajnerov do mora, kde sa eliminuje potreba klimatizovania oproti bežným dátovým strediskám? V nich práve chladenie spotrebováva aj viac ako 40% elektrickej energie. Microsoft sa zaviazal, že do 2030 bude uhlíkovo negatívny, a do roku 2050 sa zaviazal, že vymaže svoju historickú uhlíkovú stopu. Microsoft will be carbon negative by 2030 – The Official Microsoft Blog