Digitalizácia procesov? 7 kritérií pre správne rozhodnutie

Najčastejším hýbateľom zavádzania systému do firemných procesov je uvedomenie si problémov súvisiacich s archaickým nastavením. Každá organizácia je len tak výkonná, ako jej najslabší článok, no a tie bývajú mnohokrát práve v nezvládnutých procesoch.

Dnes už na každú pracovnú či obchodnú činnosť v organizácii existuje softvérový nástroj, ktorý dokáže danú činnosť digitalizovať a tak budovať digitálnu spoločnosť.

Digitalizácia procesov vo firme

Vo firmách sa dá bežne stretnúť so situáciou, že v snahe o zlepšenie a digitalizáciu sa používa niekoľko rôznych systémov, ktoré vzájomne nekomunikujú a ich účel sa míňa cieľu nasadenia. Duplicitné zadávanie informácií, neprehľadnosť, zaťaženosť plánovania a vysoké náklady sú len krátkym zoznamom príkladov možných dôsledkov.

Práve preto je dôležité zamerať sa na dôkladný výber softvérového riešenia vhodného pre spoločnosť. Ako si vybrať správny systém, ktorý by dokázal digitalizovať podnikové procesy?

Vhodný softvér by mal spĺňať nasledujúce kritériá:

• Systém pokrýva čo najviac procesov, ktoré sú predmetom digitalizácie – pri výbere sa dôkladne zamerajte na procesy, ktoré potrebujete digitalizovať, je to základ výberu vhodného systému.
• Integruje podnikové agendy – systém buď sám prevádzkuje alebo umožňuje  prepojenie s ďalšími systémami, kde sú tieto agendy prevádzkované. Tým zamedzíte zbytočnej duplikácii údajov, zvládnete procesy a spoluprácu medzi úrovňami organizácie.
• Poskytne variabilitu procesov s ohľadom na ich dodržanie (v čase implementácie) – variabilný workflow, ktorý je plne konfigurovateľný vám zabezpečí nižšie náklady a kratší čas na implementáciu.
• Sledovanie termínov – jasné stanovenie termínov a ich dodržiavanie je podmienkou naplnenia procesu. Tlačenie úloh pred sebou a zabúdanie neprináša ovocie. Informovanie o blížiacich sa termínoch by preto malo byť neoddeliteľnou súčasťou systému.
• Sledovanie nákladov – vďaka systému by ste mali vždy vedieť exaktne identifikovať, koľko a na čo míňate. Evidenciu vykonanej práce a možnosť jej reportingu nepodceňujte.
• Podpora komunikácie – zlepšenie komunikácie so zákazníkmi a dodávateľmi, informovanie o stave požiadaviek a transparentné zabezpečovanie poskytovaných služieb budujú vzájomnú dôveru a dobré meno spoločnosti. Ideálne je, aby v riešení bol integrovaný Helpdesk alebo Service Desk.
• Prijateľné náklady na budúci rozvoj systému – s rozvojom organizácie prichádza aj rozvoj procesov. Preto je potrebné brať ohľad na náklady v budúcnosti. Systém by mal umožňovať vlastné zmeny a tvorbu procesov bez programátorských zásahov. Generačná obmena softvéru môže byť rovnako nákladná. Ak dnes zaplatíte za digitalizáciu súčasných procesov, v budúcnosti ich budete potrebovať rozšíriť a zaplatíte násobky toho, čo dnes, tak to nebola dobrá voľba.

Zavádzanie každého systému a procesov sa spravidla stretáva s určitým nepochopením u zamestnancov. Každá zmena, aj keď sa akokoľvek snažíte, aby bola k lepšiemu, je pre zamestnancov stresujúca.

Pri výbere systému, ktorý vám má pomôcť upratať podnikové procesy, je potrebné brať ohľad aj na poskytovateľa. Dostupnosť podpory pri implementácii, rozvoji a udržiavaní systému je rovnako dôležitá, ako jeho funkčnosť. Skúsenosti dodávateľa sú preto pri výbere softvéru nesmierne dôležité.

Digitalizácia na všetkých úrovniach organizácie a tiež aj smerom von je esenciálnou záležitosťou pre prežitie spoločností v dnešnej neistej dobe.

Ak sa rozhodnete vo firemných procesoch upratovať, neváhajte skúsiť softvér CDESK.